Вопросы, возникающие относительно документации на перевозку грузов, считаются самыми наболевшими. Некорректно оформленные документы могут послужить причиной дорогих штрафов. Естественно, речь не идёт о документах на автомобиль и водительском удостоверении.
Товарно-транспортная накладная, к общему сведению, является необходимым, но не является единственным достаточным документом, разрешающим перевозку груза, она всего лишь отражает коммерческие отношения перевозчика и заказчика.
Кроме личных документов в случае нестандартных по габаритам и по массе перевозок водитель должен оформить и всегда иметь для предоставления при себе лицензию на их осуществление. Получить такой документ можно только через Министерство транспорта. Копия без нотариальной печати считается недействительной. В списке необязательных, но желательных документов значится копия трудового договора. Договор должен быть оформлен как на водителя, так и на сопровождающего экспедитора.
Любое спецсредство, в том числе и автомобили для осуществления грузоперевозок по России должны выходить в рейс только по путевому листу. Это документ, подтверждающий процесс выполнения заказа. Его выдаёт организация-исполнитель. Вносятся данные о времени выезда, водителе и о транспортном средстве. Однако следует всегда помнить, что каждый путевой лист имеет срок действия.
Как документ-дублёр служит накладная, которая ещё называется товарно-транспортной и о которой говорилось ранее. В неё заносятся сведения не только об автомобиле, но и о самом грузе. ТТН (вышеупомянутая накладная) устанавливает временное право на перевозку груза. Каждая партия товаров сопровождается собственным пакетом документов. Если транспортировка производится этапами, то ТТН выписывается на каждом этапе. Это логично, ведь на разных этапах могут использоваться разные автомобили или произойти некоторые изменения с грузом.
Четыре экземпляра выписываются товарно-транспортной накладной. Все они должны быть подписаны водителем и отправителем. Один экземпляр остаётся у отправителя для оформления списания груза, второй вручается получателю для оформления прихода. Два экземпляра нужны в бухгалтерию компании для начисления зарплаты и выписки счёта заказчику.
Дополнительные документы могут быть оформлены в единичных случаях. Например, при повреждении груза составляется специальный акт, в котором описывается доля ущерба. И, наконец, если транспортировку осуществляет сам владелец груза, то он должен просто хранить документы, которые, в случае чего, могли бы подтвердить его приобретение.
